Aprenda a redigir um e-mail – parte 1

Vejo meus amigos reclamando constantemente da falta de qualidade na escrita de posts ou mesmo nos comentários dos mesmos. Isso é, certamente, reflexo de algo muito maior. O brasileiro não sabe ler muito menos escrever. Pensando nisso e na minha tia, a qual está caminhando na internet ainda, vou dar algumas dicas de como escrever com qualidade um e-mail.

Ninguém duvida que a boa comunicação é essencial não só na busca e manutenção de um emprego, mas também nas relações diárias. Vejo amigos dizendo que recebem 300 ou até mais e-mails por dia. Não me imagino nessa situação apesar de ter de ler quase isso em quantidades de textos toda semana. Nas empresas, no entanto, é constante o uso de e-mails, atas, cartas e relatórios. A arte de se comunicar com simplicidade é essencial para compor qualquer desses textos.

Um e-mail tem como objetivo comunicar algo a alguém. Portanto, é fundamental lembrar que a comunicação só será eficiente se transmitir ao destinatário as idéias de modo simples, claro, objetivo, sem deixar dúvidas quanto ao que estamos querendo dizer.

Como todo texto escrito, é importante observar alguns pontos  relacionados à estrutura e conteúdo de um e-mail. São eles:

1. Não se pega mosca com vinagre eu falei num outro post. Com os e-mails é assim também. A forma como você escreve e endereça o e-mail permite que o destinatário interprete seu interesse e o quanto ele é importante para você. Deve-se escolher entre a formalidade e a informalidade e isso só vocês, os envolvidos na comunicação, podem saber. Além disso, alinhamento à esquerda facilita a leitura.

2. Use sempre o campo CCO quando mais de uma pessoa for receber seu e-mail. Além de preservar o endereço de seus amigos, você demonstrar que preocupa-se com eles. Às vezes, recebemos um e-mail com uma lista enorme de destinatários, o que não é nada recomendável. Se quisermos enviar uma mesma mensagem para um grande grupo de endereços, é preferível colocarmos todos eles no campo CCO e apenas um endereço no campo Para. Estaremos fazendo um favor a quem recebe, além de não estarmos divulgando o endereço de outras pessoas desnecessariamente.

3. Assim como o título de um livro ou o de um post é muito importante pra cativar o leitor num primeiro contato, o assunto do e-mail deve ser claro e fazer referência ao assunto a ser tratado. Lembre-se do exemplo que dei no início do post. Quem tem 300 e-mails para ler por dia não ficará instigado a dar atenção a um e-mail cujo assunto é “informações”. Melhor seria usar “Informações sobre novo curso.”

4. Use um vocativo adequado, isto é, especifique logo no início o emissor e o receptor. Exemplo:

Da: Do editor do Blog do Bauru...

Para: Bispo...

É isso. No próximo e-mail trataremos do conteúdo da mensagem. Assine o feed do blog para não perder nada do que é postado por aqui.